Der Outsourcing Vertrag ist unterschrieben – Droht nun die Abhängigkeit?
  • Bereits vor Vertragsabschluss die Voraussetzungen für die größtmögliche Unabhängigkeit schaffen
  • Im Tagesgeschäft die Unabhängigkeit leben.
  • Abhängig wird nur der, der dies zulässt.

Besonders im Mittelstand ist die Sorge groß, dass Outsourcing mit Verlust der Unabhängigkeit und Kontrollverlust gleichzusetzen ist. Diese Sorge ist jedoch nur dann berechtigt, wenn die Vorbereitungen auf das Outsourcing-Vorhaben nicht mit der notwendigen fachlichen Professionalität durchgeführt werden.


„Das gilt insbesondere bei Neuverhandlung eines bestehenden Vertrags. Aus Gründen der Bequemlichkeit wird der Vertrag mit dem bestehenden Provider fortgeführt, weil es ja ganz gut läuft“, beobachtet Heinz Schick, Vorstand der Experton Group regelmäßig. Die häufigsten Fehler, die zu einer Abhängigkeit führen, werden am Anfang der Beziehung gemacht. Das fängt bei der Planung an. Bereits zu diesem Zeitpunkt sollten sämtliche Risiken formuliert und dokumentiert sein. Oft werden jedoch nur die finanziellen und sicherheitsrelevanten Risikofaktoren bedacht. Diese Bewertung greift zu kurz, denn mit Blick auf eine drohende und vermeidbare Abhängigkeit ist es ebenfalls unerlässlich herauszufinden, ob  bei einer Vertragsbeendigung beispielsweise andere Anbieter in der Lage sind, auf die geschaffene Plattform ohne große finanzielle Mehraufwendungen aufzusetzen.

Das beste Mittel, die Abhängigkeit von einem Dienstleister zu vermeiden, ist daher ein hoher Standardisierungsgrad der Leistungen. So ist bei der Definition der Service Level zwar stets darauf zu achten, dass die Leistungen detailliert beschrieben sind, aber dennoch sollten Standardleistungen den Vorzug vor individuellen Anpassungen erhalten. Werden die Service Level vom Provider vorgegeben, empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung durch sachkundige Experten, ob versteckte Abhängigkeiten enthalten sind.

Während der Vertragslaufzeit sollte aufmerksam verfolgt werden, ob der Dienstleister Tools einsetzt, die nach einem Anbieterwechsel von anderen Providern nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können. Dazu sollte bereits im Vertrag vereinbart werden, dass Lizenzen auch für andere Anbieter kostenlos bereitgestellt werden müssen und genutzt werden können. Beliebt ist es bei Providern auch, nicht allgemein verfügbare Schnittstellen auf Systemebene zu integrieren, die schnurstracks in eine Abhängigkeit von einem einzigen Provider führen können. Hier muss die Sourcing-Organisation aufpassen, dass keine unbeabsichtigten Abhängigkeiten durch die Hintertür eingeführt werden.

Als Folge einer zu starken Abhängigkeit sieht der Experton Group Berater Schick neben dem Verlust der Eigenständigkeit auch höhere finanzielle Aufwendungen bei einem Providerwechsel und empfiehlt

8 Regeln zur Verringerung der Abhängigkeit:

  1. Führen Sie bereits zu Anfang des Outsourcing Projekts eine Risikoanalyse durch mit besonderem Fokus auf die Vermeidung von Abhängigkeiten..
  2. Legen Sie Service Level fest, die von unterschiedlichen Dienstleistern garantiert werden können.
  3. Orientieren Sie die Vertragsleistungen an Standards. Vermeiden Sie Individualleistungen dort, wo es möglich ist.
  4. Vermeiden Sie auf vertraglichem Wege, dass der Outsourcing-Dienstleister die Leistungen und die Tools, mit denen er die Leistung erbringt, so verändert, dass nur noch er die Leistungen erbringen kann.
  5. Schreiben Sie in jedem Fall die Vertragsleistungen rechtzeitig vor Vertragsende erneut aus, damit Sie das Leistungsangebot besser vergleichen können.
  6. Bringen Sie während der Vertragslaufzeit keine neuen Leistungen ein, die Sie durch individuelle Bestandteile an den Dienstleister binden.
  7. Lassen Sie sich im Stress des Tagesgeschäftes nicht auf kurzfristige individuelle Lösungen ein. Wenige Minuten Investition in Planung und Nachdenken verhindern nachhaltige Abhängigkeit.
  8. Vermeiden Sie Joint-Ventures mit dem Dienstleister. Was sich anfangs rechnet und Ihnen Einfluss sichert, rächt sich im Nachhinein meist durch den Verlust an Wettbewerbsfähigkeit. Welcher Provider glaubt an den Wechsel, wenn Sie an einem Wettbewerber beteiligt sind?

Um Anwenderunternehmen bei der Planung von Outsourcingvorhaben zu unterstützen, hat die Experton Group nun ein eigenständiges Research- und Consulting-Programm ins Leben gerufen. Dieses ist modular aufgebaut und unterstützt Anwender insbesondere in der Prüfung, ob und in welchem Maße eine Abhängigkeit vom Outsourcing Partner besteht. Die Prüfung findet in Form eines Audits statt. Berücksichtigt werden sowohl objektive Fakten als auch subjektive Empfindungen oder Meinungen. Am Ende des Audits werden die vorgefundenen Problemzonen mit einer Einschätzung der Experton-Analysten aufgezeigt und konkrete Lösungsvorschläge erarbeitet.

 

Quelle: www.experton-group.de 

 

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