Outsourcing im Mittelstand ist Chefsache. Doch die Entscheidung für oder gegen Outsourcing wird oft nur aus finanziellen Gründen getroffen. Das kann sich als entscheidender Fehler herausstellen. Die Wettbewerbsfähigkeit des Mittelständlers steht und fällt mit dem konsequenten Einsatz von IT-Technologie. Geld sparen ist eine Sache. Aber wichtiger ist: die IT-Innovationen können für die Verbesserung der Business-Prozesse, für Beschleunigung der Durchlaufzeiten, für schnellere Entwicklungszyklen und für den konsequenten Einsatz von Standards genutzt werden. Die eigene IT kann diese IT-Innovationen oft nicht realisieren. Es fehlen Know-how Träger. Das Tagesgeschäft blockiert die notwendigen Zeitbudgets. Hier können externe Dienstleister helfen und den Innovationsprozess unterstützen. Und das macht Sinn.

 Experton Group hat mit dem Sourcing-Programm 2008 eine Plattform geschaffen, mit der mittelständische Unternehmen prüfen können, wann und unter welchen Bedingungen sich der Einsatz externer Dienstleister lohnt.

Die Experten von Experton Group warnen ausdrücklich davor, die Auswahl eines Outsourcing Dienstleisters ausschließlich vom günstigsten Preis abhängig zu machen. Heinz Schick, Mitglied des Vorstandes und Vice President Anwender Consulting bei Experton Group, hat viele Outsourcing Projekte über die Vertragslaufzeit begleitet und zieht ein eindeutiges Resümee: „Nur die Deals, die von vorneherein auf Prozessverbesserungen während der Vertragslaufzeit ausgelegt sind, werden am Ende nachweisbaren Erfolg erzielen“. Die angestrebten Kosteneinsparungen ergeben sich durch die Einführung von Innovationen und Standards gleichermaßen.

Grundlage für eine Outsourcing-Entscheidung sollte immer die Kostenbetrachtung über die Vertragslaufzeit unter Einbeziehung von kalkulierbaren Projekten sein – und nicht die Einsparung, die gegenüber dem aktuellen IT-Budget erzielt werden kann. Das sehen viele mittelständische Unternehmer zunächst anders. Sie sehen die kurzfristig erreichbaren Einsparpotenziale und nicht die Chancen, die mit dem Einsatz eines qualifizierten Dienstleisters realisiert werden können. Das hängt auch damit zusammen, dass in vielen mittelständischen Unternehmen eine langfristige Planung über 3, 5 oder 7 Jahre schlichtweg nicht vorhanden ist. In diesen Fällen empfiehlt Experton Group, die fehlenden Basisdaten aus Best Practice zu ergänzen und so einen realistischen Ansatz als Kalkulationsgrundlage zu schaffen.

Beim Kostenvergleich muss neben der realistischen Kostenbetrachtung auch der Aufwand für organisatorische Veränderungen kalkuliert werden. Zusatzkosten entstehen immer durch die Implementierung einer Retained Organisation. Dort werden die Mitarbeiter gebündelt, die den zukünftigen Dienstleister steuern sollen. Und das ist nicht einfach. Steuern verlangt Managementfähigkeit und verlangt, dass sich alle an die verabschiedeten Regeln für den Umgang miteinander halten. Das funktioniert durchaus im Umgang mit dem Dienstleister. Das funktioniert aber nicht mit den Geschäftsbereichen, die schon immer an der EDV vorbei bestellt oder entwickelt haben. Gerade das Bestellen von PCs beim Händler um die Ecke, der ja auch viel billiger ist als der gewählte Dienstleister, ist ein Problem. Eine durchgehende Governance muss solche Versuche rigoros abblocken. Und diese Governance muss von der Geschäftsführung getragen und gerade dort auch umgesetzt werden.

Die geeignete Entscheidungsgrundlage für Outsourcing Szenarien in mittelständischen Betrieben ermittelt die Experton Group in seinem Sourcing Programm 2008 für jedes Unternehmen individuell. Berücksichtigt werden dabei Analysen aus den Modulen Outsourcing Readiness, Governance, Base Case, Compliance, IT Sicherheit, Business Alignment, IT Planung und Innovationsmanagement.

Quelle: www.experton-group.de